Motivimi është funksion i tri elementeve kryesore: i përpjekjeve, i qëllimeve të organizatës dhe i nevojave.
Çfarë është motivimi? Ne e dimë se motivimi është rezultat i ndërveprimit mes individit dhe situatës me të cilën ai përballet. Sigurisht, individë të ndryshëm dallojnë përsa i përket faktorëve prej të cilëve ata motivohen, por edhe motivimi i një individi të caktuar ndryshon nga një situatë në tjetrën. Ndërsa merremi me analizimin e konceptit të motivimit, le të mos harrojmë se niveli i motivimit varion edhe mes individëve të ndryshëm edhe brenda të njëjtit individ në kohë të ndryshme.
Motivimi përkufizohet si gatishmëria për të ushtruar nivele të larta përpjekjesh për të arritur qëllimet e organizatës, e kushtëzuar kjo nga aftësia e këtyre përpjekjeve për të përmbushur disa nevoja individuale të caktuara. Nëse do të shpreheshim me terma më pak akademikë, motivimi është funksion i tri elementeve kryesore: i përpjekjeve, i qëllimeve të organizatës dhe i nevojave. Megjithëse motivimi i përgjithshëm i referohet përpjekjeve që bëhen për të arritur çfarëdo qëllimi, këtu ai i referohet qëllimeve organizative pasi përqendrimi ynë është mbi sjelljen që kanë të bëjnë me punën.
Elementi përpjekje është një matës i intensitetit. Kur dikush është i motivuar, ai përpiqet fort. Megjithatë, nëse përpjekjet nuk kanalizohen në një drejtim që është në interesin e organizatës, edhe nivelet e larta të tyre ka pak të ngjarë të çojnë drejt rezultateve të favorshme në performancën në punë. Prandaj, duhet të marrim parasysh jo vetëm intensitetin por edhe cilësinë e përpjekjeve. Përpjekjet për të cilat duhet të kërkojmë janë ato që drejtohen drejt qëllimeve të organizatës dhe që janë në përputhje me to. Së fundmi, ne e trajtojmë motivimin si një proces që përmbush disa nevoja. Sipas përkufizimit tonë, nevoja është një farë gjendjeje e brendshme që bën që disa rezultate të caktuara të duken tërheqëse. Një nevojë e paplotësuar krijon tension i cili nga ana e tij stimulon nxitjen brenda individit. Këta nxitës gjenerojnë një sjellje kërkuese për të gjetur qëllime të caktuara të cilat nëse do të arrihen do të përmbushin nevojën dhe do të zvogëlojnë tensionin.
Mund të themi se punonjësit e motivuar janë në gjendje tensioni. Për të çliruar këtë tension, ata ushtrojnë përpjekje. Sa më i lartë tensioni, aq më i lartë është niveli i përpjekjeve të ushtruara. Nëse kjo përpjekje ka sukses dhe çon drejt plotësimit të nevojës atëherë tensioni zvogëlohet. Për shkak të interesit tonë mbi sjelljet në punë, kjo përpjekje për të zvogëluar tensionin duhet të jetë e drejtuar gjithashtu edhe drejt qëllimeve organizative. Për këtë arsye, pjesë e pandarë e përkufizimit tonë për motivimin është edhe kërkesa që nevojat e individit të jenë në përputhje dhe në pajtim me qëllimet e organizatës. Meqë ra fjala, kjo situatë nuk është edhe aq e pazakontë. Mund të zbuloni që disa punonjës gjatë punës harxhojnë shumë kohë duke biseduar me shokët, duke vizituar faqet e preferuara të internetit ose duke luajtur lojëra në kompjuter në mënyrë që të përmbushin nevojat e tyre sociale. Ata shfaqin nivele të larta përpjekjesh, por të para nga perspektiva e organizatës, këto përpjekje të tyre janë të orientuara në mënyrë joproduktive.
Tri teori specifike të hershme ekzistojnë mbi motivimin: teoria e hierarkisë së nevojave; teoria X dhe teoria Y; teoria e higjienës së motivimit. Megjithëse tanimë janë zhvilluar shpjegime më të vlefshme mbi motivimin, duhet t’i njohim këto teori të hershme për të paktën dy arsye. Së pari, ata përfaqësojnë themelin mbi të cilin u rritën teoritë bashkëkohore. Së dyti, menaxherët në praktikë i përdorin rregullisht këto teori dhe terminologjinë e tyre për të shpjeguar motivimin e punonjësve.
Teoria e hierarkisë së nevojave konstaton se brenda çdo qenieje njerëzore ekziston një hierarki e pesë llojeve të nevojave: Nevojat fiziologjike. Ushqim, pije, strehë, përmbushje seksuale dhe kërkesa të tjera të trupit; Nevojat për siguri. Siguri dhe mbrojtje nga dëmtimet fizike dhe emocionale. Nevojat shoqërore. Dashuri, përkatësi, pranim dhe miqësi. Nevoja vlerësimi. Faktorë të brendshëm vlerësimitë tillë si respekti për veten, pavarësia dhe arritjet, dhe faktorë të jashtëm vlerësimi të tillë si statusi, njohja dhe vëmendja. Nevoja për vetërealizim. Rritja, arritja e potencialit që dikush e zotëron dhe vetëplotësimi; nxitja për t’u bërë ai që je i aftë të bëhesh. Me plotësimin thelbësor të secilit nivel nevoje, bëhet dominant niveli pasardhës. Sipas Maslow-t, nëse doni të motivoni dikë, duhet të kuptoni se ku ndodhet ky person në hierarkinë e nevojave dhe të përqendroheni në plotësimin e nevojave të të njëjtit nivel ose të një niveli më të lartë.
Teoria X supozon se individi dominohet nga nevojat fiziologjike dhe ato të sigurisë. Teoria Y supozon se individi dominohet nga nevojat shoqërore dhe ato për vlerësim. Vetë propozuesi i kësaj teorie McGregor, besonte se supozimet e teorisë Y ishin më të vlefshme se ato të teorisë X. Për këtë arsye ai propozoi që pjesëmarrja në vendimmarrje, në punët me përgjegjësi dhe në ato sfiduese si edhe marrëdhëniet e mira brenda grupit do të maksimizonin përpjekjet e ushtruara në punë.
Fatkeqësisht, nuk ka asnjë fakt që të konfirmojë se ndonjë prej grupeve të supozimeve është i vlefshëm ose se pranimi i supozimeve të teorisë Y dhe ndryshimi i veprimeve të një menaxheri, në përputhje me këto supozime, do t’i bënte punonjësit e tij më të motivuar. Në botën e vërtetë, menaxherët efektivë bëjnë supozimet e teorisë X.
Teoria e higjienës së motivimit u propozua nga psikologu Frederick Herzberg. Duke besuar se qëndrimi i individit ndaj punës së tij mund të përcaktojë suksesin ose dështimin, Herzberg-u hetoi mbi pyetjen se çfarë njerëzit kërkojnë nga puna e tyre. Ai u kërkoi individëve të përshkruanin me detaje situata në të cilat ata u ndjenë jashtëzakonisht mirë ose keq në punën e tyre. Tek kjo teori faktorët e higjienës janë: mbikëqyrja, politikat e kompanisë, marrëdhënia me mbikëqyrësin, kushtet e punës, paga, marrëdhënia me kolegët, jeta personale, marrëdhënia me punonjësit, statusi, siguria. Ndërsa motivuesit janë: arritja, njohja, vetë puna, përgjegjësia, përparimi, rritja. Nga kjo skemë duket se disa karakteristika ishin vazhdimisht të lidhura me kënaqësinë në punë dhe disa të tjera me pakënaqësinë në punë. Kur njerëzit e pyetur ndiheshin mirë me punët e tyre, ata prireshin që këto karakteristika t’ia dedikonin vetes së tyre. Nga ana tjetër, kur ishin të pakënaqur, ata tentonin të citonin faktorë të jashtëm, të tillë si politikat dhe administrimi i kompanisë, mbikëqyrja, marrëdhëniet ndërpersonale dhe kushtet e punës. Sipas Herzberg-ut, këto të dhëna sugjerojnë se e kundërta e kënaqësisë nuk është pakënaqësia, sikundër besohet zakonisht. Largimi i karakteristikave të papëlqyeshme nga një punë nuk e bën atë domosdoshmërisht një punë me më shumë kënaqësi.
Sipas Herzberg, faktorët që sjellin kënaqësi në punë janë të veçuar dhe të dallueshëm nga ato që sjellin pakënaqësi në punë. Për këtë arsye, menaxherët që përpiqen të eleminojnë faktorët që shkaktojnë pakënaqësi në punë mund të sjellin paqe në vendin e punës por jo domosdoshmërisht motivimin. Ata thjesht po e qetësojnë forcën e punës dhe nuk po e motivojnë atë. Për shkak se nuk arrijnë t’i motivojnë punonjësit, faktorët që eliminojnë pakënaqësinë në punë u karakterizuan nga Herzberg-u si faktorë higjiene. Kur këta faktorë janë të përshtatshëm, njerëzit nuk do të jenë të pakënaqur, por nuk do të jenë as të kënaqur. Për të motivuar njerëzit në punët e tyre Herzberg-u sugjeroi se duheshin theksuar motivuesit, ata faktorë që rrisin kënaqësinë në punë.
Teoritë bashkëkohore të motivimit propozojnë tri nevoja ose motive madhore të rëndësishme. Nevoja për arritje. Shtysa për të shkëlqyer, për të arritur disa standarde të caktuara, për të luftuar dhe për t’ia dalë mbanë. Nevoja për pushtet. Nevoja për t’i bërë të tjerët të sillen në një mënyrë që nuk do të ishin sjellë në rrethana të tjera. Nevoja për bashkim. Dëshira për marrëdhënie të ngushta ndërpersonale dhe miqësore.
Disa njerëz kanë një shtysë që i imponon t’ia dalin mbanë, por ata përpiqen më tepër për arritje personale sesa për shpërblimet e suksesit në vetvete. Ata dëshirojnë që diçka ta bëjnë më mirë ose më me eficencë sesa ç’është bërë më parë. Kjo shtysë është nevoja për arritje. Këta njerëz dallohen nga nevoja për t’i bërë gjërat mirë. Ata marrin përgjegjësi personale në gjetjen e zgjidhjes së problemeve. Ata duan të marrin feedback të shpejtë dhe të qartë mbi performancën e tyre në mënyrë që të dinë nëse janë duke u përmirësuar ose jo. Këta njerëz vendosin qëllime pak a shumë sfiduese. Këta njerëz nuk janë lojtarë bixhozi. Atyre nuk iu pëlqen t’ia dalin mbanë rastësisht. Nevoja për pushtet paraqet dëshirën për të pasur ndikim dhe për të qenë person me influencë. Individëve me nevojë të lartë për pushtet u pëlqen të komandojnë, përpiqen të fitojnë influencë mbi të tjerët dhe preferojnë të jenë në situata konkurruese dhe të orientuara nga statusi.
Nevoja për bashkim është dëshira për të qenë i pëlqyer dhe i pranuar nga të tjerët. Kjo nevojë ka patur vëmendjen më të ulët nga kërkuesit. Këta njerëz përpiqen për të patur miqësi, preferojnë situatat bashkëpunuese në krahasim me ato konkurruese dhe dëshirojnë të kenë marrëdhënie me nivele të larta mirëkuptimi reciprok.