Menaxherët punojnë në organizata, por jo çdokush që punon në organizatë është menaxher.
Menaxherët punojnë në organizata. Prandaj, para se të identifikojmë kush janë menaxherë dhe çfarë bëjnë ata, ne duhet të shpjegojmë se çfarë nënkuptojmë me fjalën organizatë. Organizata është një grumbullim i rregullt i personave, që janë mbledhur bashkë, për të arritur një qëllim specifik. Universiteti juaj, përshembull, është një organizatë. Të tilla janë edhe kishat, dyqanet e lagjeve, skuadrat e futbollit, por edhe Nokia Corporation, Peugeot dhe LG Corporation. Si organizata që janë secila prej tyre ka tri karakteristika të përbashkëta.
Çdo organizatë ka një synim të caktuar. Synimi i veçantë i një organizate shprehet në mënyrë tipike nëpërmjet qëllimit/qëllimeve të saj. Për shembull, presidenti i dyqaneve 7-Eleven ka vendosur të ‘forcojë përzierjen e mallrave nëpërmjët prezantimit agresiv të ushqimeve të freskëta’. Asnjë synim i organizatës nuk mund të arrihet nëse individët nuk vendosin që të caktojnë një synim dhe nuk kryejnë një sërë aktivitetesh për ta bërë realitet këtë synim. Së treti, të gjitha organizatat zhvillojnë një strukturë sistematike që përcakton dhe kufizon sjelljen e anëtarëve të saj. Zhvillimi i kësaj strukture mund të përfshijë, për shembull, krijimin e rregullave dhe të rregulloreve, caktimin e disa anëtarëve si mbikqyrës të anëtarëve të tjerë, formimin e grupeve të punës, ose përcaktimin e përshkrimeve të punës në mënyrë që anëtarët e organizatës ta dinë se çfarë duhet të bëjnë. Kështu, termi organizatë, i referohet një entiteti që ka një qëllim të caktuar, që ka individë ose anëtarë, dhe që ka një strukturë sistematike.
Menaxherët punojnë në organizata, por jo çdokush që punon në organizatë është menaxher. Për hir të thjeshtësisë, ne mund t’i ndajmë anëtarët e organizatës në dy kategori: operativë dhe menaxherë.
Operativët janë persona që punojnë drejtpërdrejt në një detyrë ose në një punë dhe nuk kanë asnjë përgjegjësi për të mbikëqyrur punën e të tjerëve. Në ndryshim me ta, menaxherët drejtojnë aktivitetet e personave të tjerë të organizatës. Të klasifikuar zakonisht si menaxherë të lartë, të mesëm ose të nivelit të ulët, këta individë mbikëqyrin edhe punonjësit operativë edhe menaxherët e niveleve më të ulëta. Megjithatë, kjo veçori nuk do të thotë se menaxherët nuk punojnë në mënyrë të drejtpërdrejtë me disa detyra të caktuara. Disa menaxherë kanë gjithashtu edhe përgjegjësi operative. Për shembull, menaxherët rajonalë të shitjeve në Motofunksiona përveç përgjegjësisë së mbikëqyrjes së aktiviteteve të shitjes së menaxherëve të tjerë në territoret e tyre kanë si detyrë edhe dokumentimin e llogarive financiare për shitjet e realizuara. Kështu, dallimi mes grupeve, operativë dhe menaxherë, është që menaxherët kanë punonjës të cilët u raportojnë atyre në mënyrë të drejtpërdrejtë.
Identifikimi i saktë se cilët janë menaxherët në një organizatë nuk është detyrë e vështirë pavarësisht se duhet të jemi të ndërgjegjshëm se pozicionet menaxheriale shoqërohen me një larmi titujsh. Menaxherët e nivelit të ulët shpesh quhen mbikëqyrës. Ata gjithashtu mund të quhen udhëheqës grupi, trajner, ose koordinatorë njësie. Ata janë përgjegjës për drejtimin e aktiviteteve të përditshme të punonjësve operativë. Për shembull, në Universitetin tuaj shefi i departamentit do të ishte një menaxher i nivelit të parë i cili mbikqëqyr aktivitetet e pedagogëve të departamentit (punonjësit operativë). Menaxherët e mesëm përfaqësojnë nivele të menaxhimit që pozicionohen mes menaxherëve të nivelit të ulët (mbikëqyrësve) dhe menaxherëve të lartë. Këta individë administrojnë menaxherët e tjerë, dhe sipas rastit edhe disa punonjës operativë, dhe përgjithësisht janë përgjegjës për konvertimin e qëllimeve të vendosura nga menaxherët e lartë në detaje specifike që mund të kryhen nga menaxherët e nivelit të ulët. Menaxherët e mesëm në organizata mund të kenë disa tituj të tillë si shef departamenti ose drejtor agjencie, drejtues projekti, shef njësie, menaxher rajoni, dekan, peshkop ose menaxher sektori.
Ashtu si organizatat që kanë tipare të përbashkëta, po kështu kanë edhe menaxherët. Pavarësisht faktit se titujt e tyre variojnë shumë, ata gëzojnë disa veçori të përbashkëta në punët e tyre, pavarësisht nëse menaxheri është një kryeinfermier në pavijonin e kirurgjisë kardiake në Sinai Hospital i cili mbikëqyr një staf me specialistë të kujdesit shëndetësor, ose president i Publix Super Markets me më shumë se 141.000 punonjës.
Termi menaxhim i referohet procesit të realizimit të punëve në mënyrë efektive dhe eficente, përmes edhe persona të tjerë. Disa përbërës të këtij përkufizimi kanë nevojë të diskutohen: termat proces, efektive dhe eficente. Në përkufizimin e menaxhimit, termi proces përfaqëson aktivitetet kryesore që kryejnë menaxherët.
Efektiviteti dhe eficienca merren me atë se çfarë po bëjmë dhe sesi po e bëjmë. Eficenca ka të bëjë me kryerjen në mënyrë të saktë të detyrave dhe i referohet lidhjes mes inputeve dhe outputeve. Për shembull, nëse merren më shumë outpute për një sasi të dhënë inputi, atëherë eficenca është rritur. Eficienca rritet gjithashtu kur realizohet e njëjta sasi outputi me më pak burime të konsumuara. Meqë menaxherët merren me burime inputi, që janë të kufizuara, para, njerëz, pajisje, ata janë të interesuar për një përdorim eficent të këtyre burimeve. Prandaj, drejtuesit kërkojnë të minimizojnë kostot e burimeve ose të rezervave. Megjithëse minimizimi i kostove të rezervave është i rëndësishëm, nuk është e mjaftueshme thjesht të jesh eficent. Drejtuesit janë gjithashtu të interesuar për t’i përfunduar aktivitetet. Sipas terminologjisë menaxheriale, kjo aftësi quhet efektivitet. Efektiviteti nënkupton kryerjen e detyrës së duhur, çka në një organizatë përkthehet në arritjen e qëllimeve të saj.
Pavarësisht se eficenca dhe efektiviteti janë koncepte të ndryshme, ata janë shumë të ndërlidhur me njëri-tjetrin; për shembull, është më e lehtë të jesh efektiv nëse eficenca injorohet. Kështu, Brother mund të prodhonte fishekë boje më të sofistikuar dhe më jetëgjatë për printerët me lazer nëse nuk do t’i kushtonte rëndësi punës dhe kostos së materialeve të harxhuara. Po kështu, disa agjenci qeveritare sulmohen shpesh me pretendimin se ato janë efektive, por nga ana tjetër s’janë eficente. Kjo do të thotë se ato i arrijnë qëllimet e tyre, por me një kosto shumë të lartë. Konkluzioni: drejtuesit e mirë interesohen për arritjen e qëllimeve (efektivitetin) edhe për arritjen, sa të jetë e mundur, në mënyrë sa më eficente.
A është e mundur që organizatat të jenë eficente e megjithatë joefektive? Po, duke bërë mirë ato gjëra që janë bërë gabim ! Shumë kolegje janë bërë eficente në përpunimin e studentëve. Nëpërmjet përdorimit të të mësuarit me kompjuter, nëpërmjet programeve të mësimit në distancë, ose nëpërmjet mbështetjes së tepruar te pedagogët me kohë të pjesshme, te administratorët e këtyre kolegjeve mund të jenë zvogëluar ndjeshëm kostot e edukimit për studentët. E megjithatë disa nga këto kolegje janë kritikuar nga studentët, ish studentët dhe agjencitë e akreditimit si të dështuara në procesin e arsimimit cilësor të studentëve. Sigurisht, eficenca e lartë shoqërohet më shpesh me efektivitet të lartë. Dhe menaxhimi i dobët ndodh më shpesh për shkak të ineficencës dhe të mungesës së efektivitetit ose për shkak të efektivitetit të arritur nëpërmjet ineficencës.
Ne përmendëm se aktivitetet e menaxhimit kanë një aplikim të përgjithshëm. Kjo do të thotë se një menaxher është menaxher pavarësisht se çfarë është duke menaxhuar. Nëse menaxhimi është vërtet një disiplinë e përgjithshme atëherë ajo që një menaxher bën duhet të jetë në thelb e njëjtë, pavarësisht nëse ai/ajo është një ekzekutiv i nivelit të lartë ose një mbikëqyrës i nivelit të ulët; në një biznes ose në një agjenci qeveritare; në një korporatë të madhe ose biznes të vogël; në Paris, në Texas, etj.
A mendoni se puna e një menaxheri në një dyqan printimesh, që ka 12 punonjës, është e ndryshme nga ajo e një menaxheri që drejton një fabrikë printimi për Washington Times me 1200 punonjës? Kësaj pyetje mund t’i përgjigjemi më mirë duke shqyrtuar punët e menaxherëve në firmat e vogla të biznesit dhe duke i krahasuar ato, rast pas rasti.
Për biznesin e vogël nuk ka asnjë përkufizim të gjithëpranuar për shkak të kritereve të ndryshme që përdoren për të përcaktuar se çfarë është i vogël. Për shembull, një organizatë mund të klasifikohet si një biznes i vogël duke përdorur kritere të tilla si numrin e punonjësve, shitjet vjetore ose aktivet totale. Për qëllimet tona, ne do të konsiderojmë si biznes të vogël çdo ndërmarrje fitimprurëse të drejtuar në mënyrë të pavarur dhe që ka më pak se 500 punonjës. Bizneset e vogla mund të jenë modeste në madhësi, por ato kanë një efekt të madh në ekonominë botërore.
Funksioni më i rëndësishëm i menaxherit të biznesit të vogël është ai i zëdhënësit. Menaxheri i biznesit të vogël harxhon shumë kohë për të kryer aktivitete jashtë organizatës si, për shembull, të takohet me klientët, të sigurojë financime nga bankat, të kërkojë për mundësi të reja dhe të stimulojë ndryshimet. Në kontrast me të, shumica e detyrave të një menaxheri të një biznesi të madh e ka përqendrimin brenda organizatës , të vendosë cili sektor i ndërmarrjes do të financohet me burimet e lira dhe në çfarë sasie prej tyre. Për këtë arsye roli i sipërmarrësit, të kërkojë shanse të reja për biznesin dhe të planifikojë aktivitete për përmirësimin e performancës. Kjo duket më pak e rëndësishme për menaxherët e firmave të mëdha, sidomos për ata të nivelit të ulët dhe të mesëm.